MANAJEMEN PROYEK

Ruang Lingkup Manajemen

Ruang lingkup manajemen adalah salah satu factor penting yang membuat proyek berjalan sukses. Kesalahan dalam menafsirkan kebutuha dan permasalahan klien akan menghasilkan sebuah definisi yang kabur. Jika hal tersebut menyebabkan pekerjaan ulang dan usaha tambahan, maka akan memakan waktu dan biaya proyek. Oleh sebab itu, proyek akan tetap tidak berkembang jika tidak memiliki ruang lingkup yang layak dan jelas.

Ruang lingkup manajemen ditetapkan pada tahun 1996 pada pertemuan PMBOK (Lembaga Pengetahuan Manajemen Proyek) sebagai proses untuk meyakinkan bahwa proyek terdiri dari segala kebutuhan pekerjaan dan hanya kebutuhan itu saja serta untuk membuat proyek berjalan sukses. Hal tersebut berkaitan dengan pembahasan batsan dan kontrol terhadap hal yang masuk ataupun tidak dalam suatu proyek.

1. Inisiasi Proyek

PMBOK mendefinisikan Inisiasi Proyek adalah Proses pengembangan terhadap proyek baru yang berjalan, atau proyek berjalan yang berlanjut pada fase berikutnya.

Proyek pada dasarnya memiliki “Start” dan “Finish” untuk suatu perusahaan kontraktor. Waktu Start (memulai) dapat dengan mudah menentukan pembahsan tender, ataupun keputusan kontrak (hasil-hasilnya)

2. Ruang Lingkup Perencanaan

PMBOK (1996,P.51) mendefinisikan ruang lingkup perencanan sebagai proses pengembangan dari kebijakan tertulis sebagai dasar keputusan proyek ke depan yang terdiri kriteria yang digunakan untuk memutuskan / menetapkan jika proyek telah selesai dilaksanakan.

Ruang lingkup perencanaan yang merupakan bagian dari filosofi proyek yaitu :

- Mendefinisikan batasan proyek dan memberikan pengertian secara umum mengenai proyek dan ruang lingkupnya kepada stake holder

- Membentuk dasar persetujuan antara klien dan kontraktor dengan melihat kedua pihak secara objektif

- Sebagai pengarah dan bersifat mendesak proses manajemen secara keseluruhan dalam proyek sehingga berpengaruh sebagai control perubahan.

3. Ruang Lingkup Definisi

PMBOK (1996,P.52) mendefinisikan sebagai salah satu bagian kecil dari proyek utama dan dengan komponen yang memiliki kemampuan mengatur. Ruang lingkup definisi adalah bagian dari proyek, yaitu bagaimana suatu proyek berusaha menjelaskan bagaimana menyelesaikan kebutuhan dan masalah klien. Metode pengembangan adalah bagaimana produk dapat dikembangkan atau diimplementasikan dan bagaimana WBS dapat digunakan untuk membekali sub devisi pekerjaan sehingga memiliki kemampuan mengatur dan mengerjakan sehingga semua dapat dipertanggungjawabkan.

4. Ruang Lingkup Penelitian

PMBOK (1996,P.56) mendefinisikan ruang lingkup penelitian sebagai proses penerimaan proyek oleh para stake holder. Ruang lingkup penelitian dapat dihubungkan dengan fase “life-cycle”, setiap item pekerjaan seharusnya dibuktikan secara formal pada akhir setiap fase. Segala perubahan selama pelaksanaan berjalan harus jelas dan diperlihatkan, begitupun saat pelaksanaannya telah selesai.

5. RuangLingkup Kontrol Perubahan

POMBK (1996,p.57) mendefinisikan ruang lingkup kontrol perubahan sebagai :

1. Menentukan faktor-faktor yang menentukan apakah perubahan tersebut bermanfaat untuk proyek ke depannya.
2. Menjelaskan bahwa perubahan telah disepakati
3. Mengatur jadwal perubahan yang telah disepakati sebelumnya.

Seluruh rangkaian proyek dibuat untuk ruang lingkup perubahan setiap waktu selama proses pelaksanaan/ life cyrcle berjalan. Sistem ruang lingkup perubahan ini dibuat seefektif mungkin untuk mengatur perubahan selama proses pelaksanaan berlangsung. Pola manajemen adalah proses untuk mengidentifikasi dan mengatur perubahan pada setiap elemen ataupun produk yang dihasilkan selama proses life-cyrcle berlangsung.

Pola manajemen ini menawarkan :

1. Sebuah sistem kontrol perubahan berupa dokumen resmi yang menjelaskan secara bertahap

2. Daftar orang-orang yang memiliki otoritas untuk melakukan perubahan, ini termasuk klien maupun kelompok kontraktor.

3. Penjelasan yang lebih terperinci dari produk yang dihasilkan

4. Penggambaran mengenai pola dasar awal.

5. Rekaman dan sistem audit untuk membuktikan perubahan.

6. Frame kerja untuk monitoring, evaluasi, dan menjelaskan konsep dasar untuk melakukan perubahan.

7. Pembuktian/Pertanggungjawaban untuk keadaan mendesak.

Life Cyrcle proyek secara umum terdiri dari 2 aspek yang memiliki persamaan pada sistem pembuktian terhadap perubahan, tetapi berbeda dalam struktunya, yaitu :

1. Ruang Lingkup Perancangan dan Pengembangan
2. Ruang Lingkup Perubahan.

6. Project Closeout

Sangat penting untuk tidak hanya belajar dari kesalahan ataupun keberhasilan proyek sebelumnya tetapi juga mempelajari progresivitas selama proyek berlangsung. Project Closeout dibagi dalam 3 sesi, yaitu :

1. Mengumpulkan data dari proyek sebelumnya untuk membantu dalam proses pengembangan yang terkonsep
2. Mengumpulkan data dari proyek sebelumnya maupun proyek lain untuk memprediksi situasi terkini maupun masalah dalm pelaksanaan proyek sekarang ini.
3. Memberikan laporan terkini yang menjelaskan pelaksanaan proyek saat ini dan membandingkannya dengan kondisi ideal proyek, serta membuat rekomendasi untuk proyek ke depannya.

Dari data-data yang diperoleh maka akan didapatkan penjelasan mengenai :

1. Ruang Lingkup pekerjaansetiap proyek tidak akan pernah sama
2. Data mengenai biaya dipengaruhi oleh inflasi
3. Waktu kerja dipengaruhi situasi terkini
4. Metode pembangunan mungkin saja berbeda
5. Sistem manajemen yang digunakan mungkin juga berbeda.

Point Penting :

1. Sangat penting dan esensial untuk mejelaskan lebih terperinci ruang lingkup pelaksanaan kerja untuk membatasi perubahan yang beresiko dan membutuhkan biaya besar.
2. Proyek membutuhkan sistem kontrol perubahan yang efektif apabila terjadi perubahan yang sewaktu-waktu bisa terjadi.
3. Mempersiapkan laporan umum proyek agar dapat dijadikan pelajaran dari pengalaman proyek tersebut.